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Introdução:
Na era digital, a eficiência e a organização são fundamentais para qualquer empresa que deseje prosperar. Um dos objetivos mais difíceis de alcançar em muitos negócios é a integração perfeita entre diferentes ferramentas de software. Neste contexto, a conexão entre DocuWare e Outlook surge como uma solução essencial para otimizar o fluxo de informações e melhorar a produtividade. No artigo de hoje, exploraremos como essa integração facilita a navegação, visualização, assinatura, segurança, e gestão de fluxos de trabalho, além de melhorar a configuração e ajustes técnicos. Se você ainda não conhece DocuWare, este artigo também servirá como uma introdução útil para descobrir como esse sistema pode beneficiar sua empresa.
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h2: 1. Mejora en la Navegación y Visualización de Documentos
Nos dias de hoje, a navegação e visualização eficiente de documentos são cruciais para a produtividade. O DocuWare oferece melhorias significativas nesses aspectos, facilitando o acesso e gerenciamento de dados necessários para o funcionamento diário de qualquer organização.
h3: 1.1 Desplazamiento Simplificado para Navegar por los Documentos
A conectividade do DocuWare com o Outlook simplifica consideravelmente o deslocamento entre documentos. Este recurso não apenas reduz o tempo necessário para acessar diferentes arquivos, mas também organiza e prioriza documentos de forma eficiente. Com uma interface intuitiva e capacidades de pesquisa dinâmicas, os usuários encontram-se capazes de localizar e manipular documentos em instantes.
As melhorias na navegação são complementadas pela implementação de um sistema de categorização intuitivo. Esse sistema permite que todos os arquivos sejam devidamente indexados e classificados de acordo com critérios escolhidos, otimizando ainda mais a localização e a acessibilidade dos documentos.
h3: 1.2 Cálculos de Tabla en DocuWare Forms
Outra característica que aprimora a navegação é a função de cálculos de tabela nos forms do DocuWare. Esta característica permite que os usuários insiram e ajustem dados diretamente nas tabelas sem necessitar de cálculos adicionais externos. Isso não só melhora a precisão, mas também economiza tempo, ao assegurar que todos os cálculos necessários sejam realizados no momento da inserção de dados.
Os cálculos de tabela são especialmente úteis para empresas que necessitam realizar análises de dados em tempo real, garantindo decisões informadas baseadas em informações atualizadas e precisas. Como resultado, as empresas podem otimizar seus fluxos de trabalho e melhorar a tomada de decisões.
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h2: 2. Visualización y Procesamiento de Facturas XML
A visualização e processamento de documentos XML são partes vitais para a manutenção de registros e monitoramento financeiro e, com DocuWare, esse processo se torna significativamente mais eficiente.
h3: 2.1 Visualización de Facturas XML de España y Polonia
Com DocuWare, a visualização de facturas XML, especialmente de países como Espanha e Polônia, torna-se direta e simples. Isso é crucial para empresas que operam em regiões com requisitos legais específicos para faturação eletrônica. Ter a capacidade de visualizar essas facturas diretamente no sistema economiza tempo e minimiza erros ao conferir os detalhes das transações.
Em termos práticos, essa funcionalidade garante que as facturas sejam apresentadas de maneira legível e organizada, facilitando tanto a auditoria interna como a comunicação com os fornecedores e clientes em várias regiões.
h3: 2.2 Importación y Procesamiento de Documentos XML
Além da visualização, o DocuWare facilita a importação e processamento automático de documentos XML. Essa funcionalidade permite que as empresas integrem rapidamente dados de faturamento em seus sistemas contábeis sem a necessidade de inserção manual.
O processamento automatizado não só aumenta a eficiência, mas também reduz significativamente a margem de erro humano, garantindo que todas as transações sejam registradas com precisão. Isso é especialmente útil para empresas que lidam com um grande volume de facturas em múltiplas moedas ou idiomas.
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h2: 3. Firma de Documentos con Varias Secciones
A assinatura de documentos é uma parte integral do fluxo de trabalho de qualquer empresa, especialmente em termos legais e de aprovação. DocuWare facilita essa tarefa com suas opções de assinatura digital.
h3: 3.1 Firma con Validated ID
Um grande benefício do DocuWare é a capacidade de realizar assinaturas eletrônicas usando plataformas como o Validated ID. Este método não só é seguro, mas também compatível com as regulamentações internacionais de comércio e entidades legais.
O uso do Validated ID permite que documentos com várias seções sejam assinados de forma eficiente, sem a necessidade de processo físico. Isso não apenas acelera a aprovação de documentos, mas também oferece um histórico preciso de assinaturas, reduzindo a necessidade de armazenamento físico.
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h2: 4. Integraciones Mejoradas
A conectividade ampliada e a integração com outras ferramentas são o que tornam o DocuWare uma solução de gestão de documentos líder.
h3: 4.1 DocuWare Outlook Add-in
Um dos recursos mais utilizados é o Add-in do DocuWare para Outlook. Esta integração significa que os usuários podem arquivar e acessar emails e anexos diretamente da interface do Outlook. Essa integração economiza tempo ao eliminar a necessidade de múltiplas plataformas de trabalho e garante que todos os emails importantes sejam arquivados de maneira segura.
h3: 4.2 Integración con Microsoft Teams
Além do Outlook, a integração com Microsoft Teams é fundamental para a colaboração moderna. Permite que os membros da equipe compartilhem e acessem documentos dentro de seus canais de equipes, criando um ambiente de trabalho facilitado e unificado.
No contexto das equipes remotas, essa funcionalidade é especialmente valiosa, permitindo uma comunicação e colaboração eficientes e reduzindo o tempo gasto passando de uma plataforma para outra.
h3: 4.3 DocuWare storageRobot
O DocuWare storageRobot é inestimável para a organização automática e armazenamento de dados em massa. Ele desempenha um papel crucial na busca e arquivamento de documentos em grandes volumes de dados, sem comprometer a segurança ou integridade dos documentos armazenados.
h3: 4.4 DocuWare docXporter
Similarmente, o DocuWare docXporter simplifica a exportação e transformação de documentos em diversos formatos. Essa capacidade facilita o compartilhamento de informações em diferentes departamentos ou entre parceiros externos, assegurando que as informações sejam apresentadas no formato preferencial.
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h2: 5. Seguridad Mejorada
Garantir a segurança dos documentos é uma prioridade para qualquer organização, e o DocuWare incorpora várias camadas de segurança para proteger dados sensíveis.
h3: 5.1 Autorización mediante oAuth2
A autorização através do oAuth2 representa um padrão internacional para segurança e é um dos métodos implementados pelo DocuWare. Isso garante que somente os usuários com autorização adequada tenham acesso a informações sensíveis, proporcionando uma camada adicional de proteção.
h3: 5.2 Suma de Comprobación con SHA-256
A implementação da soma de verificação SHA-256 é outro nível de segurança, garantindo a integridade dos arquivos contra corrupção ou acesso indesejado. Essa tecnologia assegura que qualquer tentativa de adulteração nos documentos seja imediatamente detectada e corrigida.
h3: 5.3 Seguridad en Webhooks y Servicios Web
A segurança nos webhooks e serviços web é igualmente vital, garantindo que todos os comunicados externos e integrações estejam protegidos contra acessos não autorizados. Isso impede a interceptação de dados e assegura que todas as transações sejam seguras.
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h2: 6. Gestión de Flujos de Trabajo
Para empresas que trabalham com fluxos de trabalho complexos, o DocuWare oferece soluções para a gestão e monitoramento desses processos.
h3: 6.1 Visualización del Estado de Solicitudes
Um dos benefícios do sistema de fluxos de trabalho é a capacidade de visualizar o estado atual das solicitações. Isso permite um rastreamento eficaz dos documentos em cada etapa do processo de aprovação, garantindo que não haja atrasos ou gargalos inesperados.
h3: 6.2 Exportación del Historial del Flujo de Trabajo
Além disso, a exportação do histórico do fluxo de trabalho é fundamental para auditar e otimizar processos existentes. Essa transparência promove a eficiência e permite identificar facilmente quaisquer áreas que possam ser melhoradas.
h3: 6.3 Supervisión y Control por Diseñadores
Os designers de fluxo de trabalho podem supervisionar e exercer controle sobre as etapas do processo. Isso garante a continuidade e cumprimento das políticas empresariais e ajusta as operações conforme necessário.
h3: 6.4 Método PATCH para Servicios Web REST
A introdução do método PATCH nos serviços web REST permite modificações incrementais em documentos. Essa funcionalidade minimaliza a necessidade de enviar documentos completos para cada alteração, reduzindo o uso de largura de banda e melhorando a eficiência.
h3: 6.5 Puntos de Conexión y Parámetros de Consulta Adicionales
Os pontos de conexão e parâmetros de consulta adicionais contribuem para a flexibilidade e personalização dos fluxos de trabalho. Isso permite que as operações sejam ajustadas às necessidades específicas de cada negócio, proporcionando soluções sob medida.
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h2: 7. Configuración y Ajustes
As capacidades de configuração e ajustes do DocuWare garantem que o sistema possa ser adaptado para atender às necessidades exclusivas de cada organização.
h3: 7.1 Aumento del Límite de Tamaño para Formularios y Archivos Adjuntos
DocuWare introduziu um aumento significativo no limite de tamanho para formulários e arquivos adjuntos, permitindo um volume maior de dados a ser processado sem comprometer a eficiência.
h3: 7.2 Configuración de Tablas de Índice como Obligatorias o de Solo Lectura
A configuração das tabelas de índice como obrigatórias ou de sola leitura é uma característica importante para garantir a integridade dos dados. Essa funcionalidade permite que as empresas personalizem o acesso e edições de documentos de acordo com suas políticas internas.
h3: ¿Todavía no conoces DocuWare? Habla con nuestros expertos sin compromiso y averigua si DocuWare puede complementar tus soluciones actuales.
Se você ainda não explorou as capacidades do DocuWare, esta é a hora de descobrir como ele pode ser uma peça vital na melhoria das operações da sua empresa. Converse com nossos especialistas e avalie como o DocuWare pode complementar suas soluções existentes.
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| Seção | Principais Recursos/Benefícios |
|---|---|
| Melhoria na Navegação | Navegação intuitiva, cálculos em tabela. |
| Visualização de Facturas XML | Facilita a visualização e processamento de XML. |
| Assinatura | Assinatura eletrônica com Validated ID. |
| Integrações Melhoradas | Integrações com Outlook, Teams, storageRobot, docXporter. |
| Segurança Melhorada | oAuth2, SHA-256, segurança em webhooks. |
| Gestão de Fluxos de Trabalho | Visualização, exportação, supervisão de fluxo de trabalho. |
| Configuração e Ajustes | Limites de tamanho, indexação obrigatória. |
